Control del Flujo de Documentos

Este sistema fue diseñado para hacer seguimiento de un flujo de documentos donde se requieren controles con firma, desde su confección hasta la aprobación final, pasando por controles intermedios.

El sistema permite crear templates o modelos, donde el usuario especifica los controles y firmantes que van a actuar a lo largo de un workflow. De este modo, dado un lote definido por tipo de documento, el sistema automáticamente le asignará el template correspondiente a cada documento real.

Para ejemplificar, supongamos que hemos creado un template para Órdenes de Pago (OP), donde intervienen la firma del que confecciona la orden, el que la revisa y el que la autoriza. Dado un lote de cien órdenes de pago que deben liberarse, el sistema le asignará a cada una el template OP y cada comprobante deberá pasar por las tres instancias de control definidas.

Beneficios

Seguridad
  • Control de acceso por usuario registrado con seguridad centralizada en Base de Datos.
  • Concepto diferencial de perfil para manejo de Templates y Workflows.
Ahorros
  • En todos los insumos de impresoras y/o fotocopiadoras.
  • En organización y logística por traslado físico de documentos en papel.
  • En espacio de almacenamiento de documentos en papel.
  • En tiempo de recursos humanos para el control manual.
Productividad
  • Asegura la autoría e integridad de los documentos firmados.
  • El uso de templates centraliza la asignación de controles y facilita los workflows.
  • Garantiza la trazabilidad y auditoría de todo el proceso.
  • Genera una imagen positiva de Responsabilidad Social Empresaria.